Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 29 juillet 2026

L’association Balaruc Ping pour Tous accorde une importance particulière à la protection des données personnelles des visiteurs, adhérents, représentants légaux et utilisateurs de son site internet.

La présente politique de confidentialité explique quelles données sont collectées sur le site balarucpingpourtous.fr, pourquoi elles sont utilisées, à qui elles peuvent être communiquées, pendant combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits.

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données personnelles réalisés depuis le site est :

Association Balaruc Ping pour Tous
Association régie par la loi du 1er juillet 1901
34 rue des Palombes
34540 Balaruc-les-Bains
France

Adresse électronique pour les demandes relatives aux données personnelles :

contact@balarucpingpourtous.fr

2. Personnes concernées

La présente politique concerne notamment :

les visiteurs du site ;
les personnes qui contactent l’association ;
les personnes qui effectuent une demande d’adhésion ;
les adhérents et anciens adhérents ;
les représentants légaux des adhérents mineurs ;
les bénévoles et responsables de l’association ;
les titulaires d’un compte adhérent ;
les titulaires d’un compte de gestion ;
les personnes apparaissant sur les photographies ou vidéos publiées par l’association.

3. Données collectées

3.1 Formulaire de contact

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, l’association peut recueillir :

votre nom et votre prénom ;
votre adresse électronique ;
votre numéro de téléphone, lorsqu’il est demandé ou communiqué volontairement ;
l’objet de votre demande ;
le contenu de votre message ;
la date et l’heure de son envoi ;
certaines informations techniques nécessaires à la sécurité du formulaire et à la lutte contre les messages indésirables.

3.2 Inscription et adhésion

Dans le cadre d’une demande d’adhésion ou d’un renouvellement, l’association peut recueillir :

le nom et le prénom de l’adhérent ;
sa date de naissance ;
son adresse postale ;
son adresse électronique ;
son numéro de téléphone ;
les coordonnées de son représentant légal lorsqu’il est mineur ;
les informations relatives à la saison et au type d’adhésion ;
les informations nécessaires à l’établissement ou au renouvellement d’une licence sportive ;
les informations relatives à la cotisation ;
le mode, la date et le statut du règlement ;
le choix relatif au droit à l’image ;
les observations administratives nécessaires au traitement du dossier.

Selon les modalités d’inscription proposées, les documents suivants peuvent également être demandés :

le bulletin d’adhésion ;
une attestation de responsabilité civile ;
une photographie d’identité ;
un justificatif d’identité lorsqu’il est strictement nécessaire ;
une attestation liée au questionnaire de santé ou un certificat médical lorsque les règles applicables l’exigent.

L’association limite la collecte aux informations et documents réellement nécessaires à l’adhésion, à la gestion associative et à l’établissement d’une éventuelle licence sportive.

Les réponses détaillées à un questionnaire de santé ne doivent pas être déposées sur le site. Seule l’attestation confirmant que le questionnaire a été complété ou le certificat médical nécessaire doit être transmis.

3.3 Comptes adhérents et comptes de gestion

Lorsqu’un compte est créé sur le site, les données suivantes peuvent être traitées :

nom et prénom ;
adresse électronique ;
identifiant du compte ;
rôle et droits d’accès ;
date de création du compte ;
date de dernière connexion ;
statut du compte ;
historique des invitations et réinitialisations de mot de passe ;
opérations administratives nécessaires à la gestion et à la sécurité du compte ;
journaux techniques associés au compte.

Les mots de passe ne sont pas conservés en clair. Ils sont enregistrés sous une forme protégée par le système d’authentification du site.

3.4 Données techniques

Lors de la consultation ou de l’utilisation du site, certaines informations techniques peuvent être enregistrées :

adresse IP ;
date et heure de connexion ;
pages consultées ;
type de navigateur ;
type d’appareil ;
système d’exploitation ;
erreurs techniques ;
tentatives de connexion ;
événements de sécurité ;
choix exprimés concernant les cookies.

3.5 Photographies et vidéos

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées pendant les activités, rencontres ou événements de l’association.

Lorsqu’une personne est identifiable, leur publication repose sur son autorisation ou, pour une personne mineure, sur l’autorisation de son représentant légal.

Le refus d’autoriser la publication d’images n’empêche pas l’adhésion à l’association.

Une autorisation peut être retirée à tout moment pour les futures utilisations en écrivant à contact@balarucpingpourtous.fr. Le retrait ne produit pas d’effet rétroactif sur les publications déjà réalisées ou sur les supports qui ne peuvent plus être modifiés.

4. Finalités des traitements

Les données sont utilisées pour :

répondre aux demandes envoyées depuis le formulaire de contact ;
présenter l’association, ses activités et ses événements ;
traiter les demandes d’inscription et de renouvellement ;
gérer les adhérents, les licences et les cotisations ;
vérifier que les dossiers d’inscription sont complets ;
permettre l’accès à l’espace adhérent ;
gérer les comptes des responsables et gestionnaires ;
communiquer les informations utiles aux adhérents ;
gérer les autorisations relatives aux photographies et vidéos ;
assurer la sécurité du site et des comptes ;
prévenir les accès non autorisés et les utilisations frauduleuses ;
respecter les obligations administratives et comptables de l’association ;
mesurer la fréquentation du site et améliorer son contenu.

Les données ne sont ni vendues ni louées à des tiers.

5. Bases légales

Selon leur finalité, les traitements reposent sur :

L’exécution de la relation associative

Cette base concerne notamment :

le traitement d’une demande d’adhésion ;
la gestion de l’adhésion ;
la gestion de la licence ;
la gestion de la cotisation ;
la création et l’utilisation d’un compte adhérent.

Le respect d’une obligation légale

Cette base concerne notamment :

la conservation des documents comptables ;
les obligations administratives de l’association ;
les demandes provenant d’une autorité légalement habilitée.

L’intérêt légitime de l’association

Cette base concerne notamment :

la réponse aux demandes de contact ;
la sécurité du site ;
la prévention des accès frauduleux ;
la maintenance technique ;
la conservation de preuves en cas de contestation.

Le consentement

Le consentement est utilisé notamment pour :

le dépôt de cookies de mesure d’audience ;
l’utilisation de Google Analytics ;
la publication de photographies ou de vidéos ;
les éventuelles communications facultatives.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

6. Caractère obligatoire des informations

Les champs signalés comme obligatoires doivent être complétés afin que l’association puisse traiter la demande correspondante.

L’absence d’une information obligatoire peut empêcher :

l’envoi d’un formulaire ;
le traitement d’une inscription ;
la validation d’un dossier ;
la création d’un compte ;
l’établissement d’une licence ;
l’accès à certaines fonctionnalités.

Les informations facultatives peuvent être laissées vides.

7. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions, notamment :

le président de l’association ;
les membres du bureau autorisés ;
la secrétaire ;
le trésorier pour les informations relatives aux cotisations et aux règlements ;
les responsables des adhésions ;
les responsables des licences ;
le responsable technique du site ;
les gestionnaires disposant des droits nécessaires.

Certaines informations peuvent également être transmises :

à la fédération ou aux organismes sportifs concernés lorsqu’une transmission est nécessaire à l’établissement d’une licence ;
à l’hébergeur du site ;
aux prestataires techniques intervenant pour la maintenance ou la sécurité ;
à Google dans le cadre de Google Analytics, après consentement lorsque celui-ci est requis ;
aux autorités administratives ou judiciaires légalement habilitées.

Les droits d’accès sont attribués en fonction des responsabilités de chaque personne.

8. Hébergement

Le site est hébergé par OVHcloud.

L’hébergeur peut techniquement traiter certaines données dans le cadre de l’hébergement, des sauvegardes, de la sécurité, de la maintenance ou de l’assistance technique.

Les coordonnées complètes de l’hébergeur figurent dans les mentions légales du site.

9. Google Analytics

Le site utilise Google Analytics 4, un service de mesure d’audience fourni par Google.

Ce service permet notamment d’obtenir des statistiques sur :

le nombre de visiteurs ;
les pages consultées ;
la durée approximative des visites ;
les interactions réalisées sur le site ;
le type d’appareil et de navigateur utilisé ;
la provenance générale des visites ;
la localisation géographique approximative des visiteurs.

Les données utilisateur et les données d’événement associées à Google Analytics sont conservées pendant 14 mois, conformément au réglage configuré dans la propriété Google Analytics du site.

Lorsque le consentement est requis, Google Analytics ne doit être activé qu’après l’acceptation des cookies de mesure d’audience par le visiteur.

Les fonctionnalités publicitaires ou de personnalisation des annonces ne sont pas utilisées lorsqu’elles ne sont pas nécessaires au fonctionnement du site.

10. Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires, notamment Google, peuvent traiter des données depuis des pays situés en dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, ils doivent être encadrés par un mécanisme reconnu par la réglementation européenne, notamment une décision d’adéquation ou des garanties contractuelles appropriées.

11. Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.

Formulaire de contact

Les messages et coordonnées transmis depuis le formulaire sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, puis pendant une durée maximale de 12 mois après le dernier échange.

Une conservation plus longue peut être nécessaire lorsque la demande est liée à une adhésion, une contestation ou une obligation légale.

Demandes d’adhésion non finalisées

Les données relatives à une demande d’adhésion non finalisée ou refusée sont supprimées au plus tard 12 mois après la clôture du dossier.

Données des adhérents

Les données nécessaires à la gestion d’un adhérent sont conservées pendant toute la durée de son adhésion.

À la fin de l’adhésion, les données encore utiles peuvent être conservées pendant une durée maximale de 3 ans, notamment pour gérer une éventuelle réadhésion ou une demande liée à l’ancien dossier.

Certaines informations peuvent être archivées plus longtemps lorsqu’elles sont nécessaires pour respecter une obligation légale, établir une preuve ou défendre les droits de l’association.

Documents justificatifs

Les documents justificatifs sont supprimés dès qu’ils ne sont plus nécessaires.

En particulier :

une copie de pièce d’identité est supprimée après sa vérification, sauf nécessité administrative particulière ;
l’attestation de responsabilité civile est conservée pendant la saison concernée ;
l’attestation liée au questionnaire de santé ou le certificat médical est conservé uniquement pendant la durée nécessaire à la validation et au suivi de l’inscription ;
la photographie d’identité peut être conservée pendant la durée de validité de la licence ou du compte adhérent.

Données comptables

Les pièces et informations nécessaires à la comptabilité sont conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.

Comptes utilisateurs

Les comptes adhérents sont conservés pendant la durée de l’adhésion, puis désactivés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Les comptes de gestion sont désactivés dès que leur titulaire n’exerce plus une fonction justifiant son accès.

Journaux techniques et de sécurité

Les journaux de connexion et de sécurité sont conservés pendant une durée maximale de 12 mois, sauf lorsqu’un incident nécessite une conservation plus longue.

Sauvegardes techniques

Après leur suppression du site actif, certaines données peuvent rester temporairement présentes dans les sauvegardes techniques de l’hébergement pendant une durée maximale de 14 jours, avant leur suppression automatique.

Les sauvegardes manuelles téléchargées par les responsables de l’association doivent être protégées et supprimées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

Google Analytics

Les données utilisateur et les données d’événement de Google Analytics sont conservées pendant 14 mois.

Choix relatifs aux cookies

Le choix du visiteur concernant l’acceptation ou le refus des cookies est conservé pendant une durée maximale de 6 mois avant qu’un nouveau choix puisse lui être demandé.

12. Cookies

Un cookie est un petit fichier enregistré sur l’appareil utilisé pour consulter un site internet.

Cookies strictement nécessaires

Certains cookies sont nécessaires pour :

assurer le fonctionnement technique du site ;
permettre la connexion à un compte ;
maintenir une session active ;
sécuriser les formulaires ;
protéger le site contre certaines attaques ;
enregistrer le choix du visiteur concernant les cookies.

Ces cookies ne nécessitent pas de consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au service demandé.

Cookies de mesure d’audience

Google Analytics peut utiliser des cookies pour mesurer la fréquentation du site.

Lorsque ces cookies nécessitent un consentement, ils ne sont déposés qu’après l’accord du visiteur.

Lors de sa première visite, l’utilisateur doit pouvoir :

accepter les cookies facultatifs ;
refuser les cookies facultatifs ;
personnaliser son choix.

Le refus doit être aussi simple que l’acceptation.

Le visiteur peut modifier ou retirer son consentement à tout moment depuis le lien « Gérer mes cookies », disponible dans le pied de page du site.

Le refus des cookies de mesure d’audience n’empêche pas l’utilisation des fonctionnalités essentielles du site.

13. Sécurité des données

L’association met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données, notamment :

utilisation d’une connexion sécurisée HTTPS ;
comptes individuels protégés par mot de passe ;
limitation des droits d’accès ;
attribution de rôles adaptés aux responsabilités ;
protection des documents privés ;
mises à jour régulières du site et de ses extensions ;
sauvegardes techniques ;
journalisation de certaines opérations sensibles ;
désactivation des comptes devenus inutiles ;
limitation de l’accès aux données des adhérents.

Les responsables et gestionnaires disposant d’un accès aux données sont tenus de préserver leur confidentialité.

Malgré les mesures mises en place, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

14. Droits des personnes

Selon le traitement concerné et sa base légale, vous pouvez exercer :

un droit d’accès à vos données ;
un droit de rectification ;
un droit à l’effacement ;
un droit à la limitation du traitement ;
un droit d’opposition ;
un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
le droit de retirer votre consentement à tout moment ;
le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

L’exercice d’un droit ne permet pas toujours d’obtenir la suppression immédiate de toutes les données. Certaines informations peuvent devoir être conservées pour respecter une obligation légale, établir une preuve ou défendre les droits de l’association.

15. Exercice de vos droits

Vous pouvez adresser votre demande par courrier électronique à :

contact@balarucpingpourtous.fr

Vous pouvez également écrire à :

Association Balaruc Ping pour Tous
34 rue des Palombes
34540 Balaruc-les-Bains
France

Votre demande doit préciser :

votre identité ;
le compte ou le dossier concerné ;
le droit que vous souhaitez exercer ;
les informations permettant à l’association de retrouver vos données.

Une pièce d’identité ne sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Elle sera utilisée uniquement pour cette vérification, puis supprimée.

L’association répondra en principe dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception d’une demande complète. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est particulièrement complexe. La personne concernée en sera alors informée.

16. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté l’association, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la :

Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL

17. Données des mineurs

Les données concernant un adhérent mineur sont recueillies auprès de son représentant légal ou avec son autorisation lorsque cela est nécessaire.

Les coordonnées du représentant légal peuvent être utilisées pour :

gérer l’inscription ;
transmettre les informations relatives aux activités ;
contacter la famille ;
recueillir les autorisations nécessaires ;
gérer une situation urgente.

La publication d’une photographie ou d’une vidéo permettant d’identifier un mineur nécessite l’autorisation de son représentant légal.

18. Réseaux sociaux et liens externes

Le site peut proposer des liens vers des services extérieurs tels que Facebook, Instagram, TikTok ou WhatsApp.

Lorsque le visiteur clique sur l’un de ces liens, il quitte le site de l’association. Les plateformes concernées traitent alors les données selon leurs propres politiques de confidentialité.

L’association ne contrôle pas les traitements réalisés directement par ces services extérieurs.

19. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte :

des évolutions du site ;
de l’ajout ou du retrait de fonctionnalités ;
d’un changement de prestataire ;
d’une modification des traitements de données ;
d’une évolution légale ou réglementaire.

La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

En cas de modification importante, les adhérents pourront être informés depuis le site, leur espace personnel ou par courrier électronique.

20. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou l’utilisation de vos données personnelles :

Association Balaruc Ping pour Tous
34 rue des Palombes
34540 Balaruc-les-Bains
France

Adresse électronique :

contact@balarucpingpourtous.fr

Site internet :

balarucpingpourtous.fr